Terug naar Artikelen

Toegankelijke PDF documenten

PDF bestanden kom je overal tegen. Sommige organisaties hebben zelfs wel meer dan 100 documenten online staan. Deze bestanden zijn - net als webpagina's - ook toegankelijk te maken. Dit zorgt er voor dat ze goed indexeerbaar zijn door zoekmachines en bruikbaar voor iedereen. In dit artikel lees je een aantal tips hoe je documenten toegankelijk kunt aanbieden.

Logo Adobe AcrobatWat is een toegankelijk PDF

Een toegankelijke PDF bestaat uit 2 lagen: de visuele laag en een laag met codes. De laag met codes is nodig zodat hulpapparatuur de PDF goed kunnen interpreteren. Zonder deze code laag is het document ontoegankelijk. Naast deze twee lagen heeft een toegankelijke PDF metadata. Deze data bevat onder andere de taal en documenttitel.

PDF’s zijn bestanden die vanuit andere bronbestanden zijn gecreëerd. Bij het maken van een PDF die toegankelijk moeten zijn is het belangrijk dat er wordt onderzocht welk bronbestand je hebt. Vanuit het bronbestand ga je namelijk je PDF aanmaken. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je bronbestand toegankelijk is zodat je deze vervolgens om kan zetten naar een toegankelijke PDF. Veelvoorkomende bronbestanden zijn:

  • Microsoft Word
  • Adobe Indesign

Start met de vraag of de PDF omgezet kan worden in een HTML pagina. Zo ja, doe dat dan ook direct. Zo nee, start het vervolg- onderzoek naar de herkomst van het PDF, het zogenaamde bronbestand. Probeer die vervolgens toegankelijk te maken.

Het is mogelijk om PDF bestanden in verschillende programma’s na te bewerken. Het meest bekende programma is Adobe Acrobat Professional. Hiermee is het mogelijk om te evalueren, reparatie, en verbeteren van de toegankelijkheid van bestaande PDF bestanden. De Professional versie is een vereiste om aan de documenten te werken. Een alternatief voor Adobe Acrobat professional is Nuance Power PDF. Ook Nuance biedt de mogelijkheid om de toegankelijkheid van een PDF aan te passen.

Waar moeten toegankelijk PDF documenten aan voldoen

Een toegankelijke PDF document moet voldoen aan alle succescriteria van WCAG 2.0 AA

Waar moet ik rekening mee houden bij het bronbestand

Enkele belangrijke onderdelen waar rekening mee gehouden moet worden zijn:

Titel

Een goede titel is belangrijk voor bezoekers met verschillende beperkingen. Het biedt een belangrijk hulpmiddel want men weet direct waar een document over gaat. Geef daarom altijd een betekenisvolle titel aan een document. Vermijd extensies zoals .doc of .pdf in de titel.

Taal

Geef aan in welke taal de teksten zijn geschreven. Meestal heeft een document maar één taal. Word en PowerPoint beschikken over een automatische taaldetectie waarmee de taal van het document achter haalt kan worden.

Koppen

Koppen geven structuur aan de pagina. Zorg daarom ook dat geen niveaus worden overgeslagen in de kopregel hiërarchie.  Een kop aangeven met enkel grafische opmaak zoals vette letters is niet toegestaan. In Word kun je koppen opmaken met de standaard kopstijlen (‘Kop 1’, ‘Kop 2’ , ‘Kop 3’,…) functie.

Lijsten

Lijsten dienen correct opgemaakt te worden. Het enkel visueel simuleren met bijvoorbeeld sterretjes of streepjes is niet toegestaan. In Word kun je lijsten opmaken via de lijst functie.

Tabellen

Gebruik een tabel bij voorkeur alleen voor data en niet voor de lay-out (het realiseren van presentatie, zoals kolomweergave).

Een tabel bestaat altijd uit tabelkoppen en tabelcellen.

Afbeeldingen

Geef functionele afbeeldingen een duidelijk beschrijvende alternatieve tekst. Op deze manier worden de afbeeldingen zichtbaar voor screenreader gebruikers.

Het toegankelijk maken van Microsoft Word bestanden

Afhankelijk van de complexiteit en grootte van het Word bestand, zijn deze bij het maken van het document meteen digitaal toegankelijk te maken. Start met maken van sjablonen voor de meest toegepaste documenten. Publiceer werkinstructies, verzorg opleiding en blijf de sjablonen en de gemaakte bestanden monitoren in een constant proces om borging van digitale toegankelijkheid en waarborgen.

Het toegankelijk maken van Adobe InDesign bestanden

Door gebruik te maken van de toegankelijkheidsfeatures binnen Adobe Indesign is het mogelijk om een toegankelijke PDF op te leveren. Ook binnen Adobe Indesign is het belangrijk dat alle koppen, lijsten en bijvoorbeeld afbeeldingen goed worden aangegeven.

Ik heb geen bronbestand meer (nabewerking en controleren)

Wanneer het bronbestand niet meer aanwezig is en de PDF toch toegankelijk gemaakt moet worden is het mogelijk om met Adobe Acrobat professional te gaan nabewerken. Met het onderdeel toegankelijkheid is het mogelijk om de PDF te controleren op toegankelijkheid en/of de PDF na te bewerken en de codelaag aan te passen.

PDF documenten toegankelijk laten maken

Wij kunnen je helpen bij het toegankelijk maken van je PDF document. Stuur je Word, InDesign of PDF-bestanden naar ons op. Je ontvangt dan een prijsopgave. Na akkoord ontvang je de door ons geproduceerde bestanden in je mailbox. We kunnen je ook trainen om het zelf te doen. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Volg een training

Wij geven tevens diverse training over hoe je toegankelijke PDF documenten moet maken. Bekijk ons aanbod op onderstaande links. Door het volgen van een training beschik je over de kennis hoe je een document toegankelijk maakt.

Tags:
Categorie:
Kennisbank
  • Delen op Facebook
  • Delen op Twitter
  • Delen op LinkedIn