Terug naar Artikelen

Toegankelijke PDF documenten

PDF bestanden kom je overal tegen. Sommige organisaties hebben zelfs wel meer dan 100 documenten online staan. Deze bestanden zijn - net als webpagina's - ook toegankelijk te maken. Dit zorgt ervoor dat ze goed indexeerbaar zijn door zoekmachines en bruikbaar zijn voor iedereen. Wij geven je een aantal tips voor hoe je documenten toegankelijk kunt aanbieden.

Waarom toegankelijke PDF's

PDF's moeten toegankelijke zijn om voor mensen met een functiebeperking leesbaar te zijn. Niet-toegankelijke PDF's zijn namelijk niet leesbaar voor screenreaders en hulpapparatuur. Maar er zijn nog meer redenene om PDF's op je website toegankelijk te maken: ze zijn namelijk beter doorzoekbaar voor zoekmachines. En dat is weer goed voor de zichtbaarheid en score van je website. En tot slot: toegankelijke PDF's zijn een vereiste voor toegankelijke websites. 

Logo Adobe AcrobatWat is een toegankelijke PDF

Een toegankelijke PDF bestaat uit twee lagen: de visuele laag en een laag met codes. De visuele laag is wat je ziet, en de laag met codes zorgt ervoor dat hulpapparatuur de PDF goed kan interpreteren. Zonder deze codelaag is het document ontoegankelijk. Naast deze twee lagen heeft een toegankelijke PDF metadata. Deze data bevat onder andere de taal en documenttitel.

PDF’s zijn bestanden die vanuit andere bronbestanden zijn gecreëerd. Bij het maken van een toegankelijke PDF is het dus belangrijk dat je weet welk bronbestand je hebt. Vanuit het bronbestand maak je namelijk je PDF aan. Als je bronbestand toegankelijk is, kun je dat vervolgens eenvoudig omzetten naar een toegankelijke PDF. Veelvoorkomende bronbestanden zijn:

  • Microsoft Word
  • Adobe Indesign

Waar moeten toegankelijke PDF documenten aan voldoen

Een PDF-document is toegankelijk als het voldoet aan alle succescriteria van WCAG 2.0 AA.

Toegankelijke PDF's stap voor stap

Start altijd met de vraag of de PDF omgezet kan worden in een HTML-pagina. Zo ja, kies daar dan voor. Zo nee, start het vervolg-onderzoek naar de herkomst van het PDF, het zogenaamde bronbestand. Probeer die vervolgens toegankelijk te maken.

Het is mogelijk om PDF-bestanden in verschillende programma’s na te bewerken. Het meest bekende programma is Adobe Acrobat Professional. Hiermee is het mogelijk om bestaande PDF bestanden te evalueren, repareren, en te verbeteren. De Professional-versie is een vereiste om aan de documenten te werken. Een alternatief voor Adobe Acrobat professional is Nuance Power PDF. Ook Nuance biedt de mogelijkheid om de toegankelijkheid van een PDF aan te passen.

Waar moet ik rekening mee houden bij het bronbestand

Zorg ervoor dat de volgende onderdelen in het bronbestand op orde zijn:

Titel

Een goede titel is belangrijk voor bezoekers met verschillende beperkingen. Het biedt een belangrijk hulpmiddel, want hegeeft direct inzicht in de inhoud van een document. Geef daarom altijd een betekenisvolle titel aan een document. Vermijd extensies zoals .doc of .pdf in de titel.

Taal

Geef aan in welke taal de teksten zijn geschreven. Meestal heeft een document maar één taal. Word en PowerPoint beschikken over een automatische taaldetectie waarmee de taal van het document achterhaald kan worden.

Koppen

Koppen geven structuur aan de pagina. Zorg daarom ook dat geen niveaus (h1, h2, h3) worden overgeslagen in de kopregelhiërarchie. Gebruik daarvoor de kopstijlen in het programma (bijvoorbeeld ‘Kop 1’, ‘Kop 2’ , ‘Kop 3', et cetera in Word). Een kop aangeven met grafische opmaak zoals vette letters geldt niet als toegankelijk.

Lijsten

Lijsten moeten correct opgemaakt zijn. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de lijst-functie in Word. Want ook hier geldt: Het alleen visueel simuleren met bijvoorbeeld sterretjes of streepjes geldt niet als toegankelijk.

Tabellen

Gebruik een tabel bij voorkeur alleen voor data en niet voor de lay-out (zoals bijvoorbeeld kolomweergave of kadertekst).

Een tabel bestaat altijd uit tabelkoppen en tabelcellen.

Afbeeldingen

Geef functionele afbeeldingen een duidelijk beschrijvende alternatieve tekst. Op deze manier worden de afbeeldingen 'zichtbaar': screenreaders kunnen de beschrijving dan voorlezen.

Microsoft Word bestanden toegankelijk maken

Afhankelijk van de complexiteit en grootte van het bestand, zijn Word-documenten meteen digitaal toegankelijk te maken. Start met maken van sjablonen voor de meest toegepaste documenten. Publiceer werkinstructies, zorg dat de mensen die ermee werken de juiste kennis hebben of krijgen, en blijf de sjablonen en de gemaakte bestanden monitoren. Op die manier borg je digitale toegankelijkheid in een continu proces in je organisatie.

Adobe InDesign bestanden toegankelijk maken

Door gebruik te maken van de toegankelijkheidsfeatures binnen Adobe Indesign is het mogelijk om een toegankelijke PDF op te leveren. Ook binnen Adobe Indesign is het belangrijk dat alle koppen, lijsten en bijvoorbeeld afbeeldingen goed worden aangegeven.

Ik heb geen bronbestand meer (nabewerking en controleren)

Wanneer het bronbestand niet meer aanwezig is en de PDF toch toegankelijk gemaakt moet worden, is het mogelijk om met Adobe Acrobat professional te gaan nabewerken. Met het onderdeel toegankelijkheid is het mogelijk om de PDF te controleren op toegankelijkheid en/of de PDF na te bewerken en de codelaag aan te passen.

PDF documenten toegankelijk laten maken

Wij kunnen je helpen bij het toegankelijk maken van je PDF document. Stuur je Word, InDesign of PDF-bestanden naar ons op. Je ontvangt dan een prijsopgave. Na akkoord ontvang je de door ons geproduceerde bestanden in je mailbox. 

Volg een training

Wil je je kennis over toegankelijke PDF's bijspijkeren? Neem contact met ons op voor informatie over onze trainingen. Wij geven tevens diverse training over hoe je toegankelijke PDF documenten moet maken. Bekijk ons aanbod op onderstaande links. Door het volgen van een training beschik je over de kennis hoe je een document toegankelijk maakt.

Tags:
Categorie:
Kennisbank
  • Delen op Facebook
  • Delen op Twitter
  • Delen op LinkedIn