Terug naar Toolkit aanbesteden

1. Opstellen van het pakket van eisen

Formuleer voorafgaand aan het aanbestedingsproces de eisen zo nauwkeurig mogelijk. Soms kan het ook goed zijn om via een vraag en antwoord rondje aan de hand van een beschrijvend document in gesprek te gaan met een aantal belangrijke marktpartijen. Dat geeft inzicht in de mogelijkheden en beperkingen en in de stand van de techniek, maar kan ook een eerste inzicht geven in de potentiële kosten en keuzes. De EU directives geven aan welke eisen u mag stellen bij een Tender Aanvraag. Ook TenderNed geeft daarover extra informatie. Lees daarom ook eens de pagina over relevante wet- en regelgeving door.

Lees voor meer informatie: Algemene eisen stellen en aanwijzingen geven.

Selectiecriteria voor kandidaten

Bij het opstellen van de selectiecriteria voor geschikte kandidaten kunt u eisen stellen ten aanzien van de benodigde kennis en expertise. Het is eenvoudig om daarvoor te verwijzen naar bestaande normen en richtlijnen. Een veel gebruikt voorbeeld is :

knip icoon, gebruik de volgende tekstErvaring met toegankelijkheid: Partijen dienen aantoonbare ervaring te hebben met het toepassen van Universele Design Principes en toegankelijkheid voor mensen met een functiebeperking en senioren.

Vraag partijen om voorbeelden te leveren van hun bestaande werk. Stel dan als voorwaarde dat daarbij specifiek ook toegankelijke voorbeelden van bestaand werk worden opgenomen en details over de personen die aan uw project gaan werken. Laat de leverancier aangeven bij welke van de toegankelijke projecten deze mensen betrokken waren. Voor Tenders die onder Europese aanbesteding vallen zijn er voorstellen voor wat u van kandidaten kunt eisen. Lees daarvoor Eisen stellen aan Kandidaten.

Algemene toegankelijkheidscriteria

Toegankelijkheid moet expliciet deel uitmaken van de toekenningscriteria. Hier gaat het bij de meeste aanbestedingen fout. Er worden dan snel zaken aan de kant geschoven. Beschrijf daarom duidelijk de algemene toegankelijkheidseisen voor de aan te kopen producten of diensten.

knip icoon, gebruik de volgende tekstToegankelijkheidsdoelen:
Het product [en/of de dienst] is toegankelijk voor alle gebruikers inclusief mensen met een functiebeperking en senioren:

  • Het moet technisch toegankelijk zijn zodat het voor alle gebruikers mogelijk is om alle informatie of functionaliteit te gebruiken.
  • Er zijn geen grote verschillen in de moeite of de tijd die moet worden besteed om normale taken uit te voeren.
  • Het kan worden aangepast en/of het kan door de gebruiker worden aangepast om te voldoen aan specifieke persoonlijke eisen/voorkeuren ten behoeve van de toegankelijkheid.
  • Het kan worden bediend met (veel gebruikte en beschikbare) apparatuur en software voor mensen met een beperking zoals brailleleesregels, spraakuitvoer etc.

Geef informatie mee over toegankelijkheid (bijvoorbeeld algemene informatie en richtlijnen) of geef een link naar de ICT Richtlijnenpagina’s op de Accessibility website.

Specifieke toegankelijkheidscriteria

Behalve algemene criteria voor toegankelijkheid moeten specifieke criteria worden opgegeven. Die hangen af van de gebruikte technieken. Kies hieronder een relevante techniek en raadpleeg de beschikbare pagina’s:

Ontwikkelproces

Als de aanbesteding gaat over een product dat niet kant en klaar op de plank ligt, zoals bijvoorbeeld een website, dan is het belangrijk dat de leverancier een min of meer vastgesteld ontwikkelingsproces volgt. In dat proces moet toegankelijkheid duidelijk zijn opgenomen.

knip icoon, gebruik de volgende tekstOntwikkelproces: Bij ontwerp en implementatie worden richtlijnen en eisen van toegankelijkheid meegenomen. De leverancier geeft van dit proces aan:

Hoe gebruikerswensen en specifiek die van mensen met een beperking en senioren worden verzameld en gebruikt. De leverancier geeft ook aan hoe ze in het ontwikkelproces worden geïdentificeerd en gecontroleerd.

Kwaliteitscontrole

Het is belangrijk en vanzelfsprekend dat de leverancier controle uitoefent op de kwaliteit van het uitgevoerde werk. Dat kan door de eigen organisatie worden gedaan, maar het is ook mogelijk om een externe controle te laten uitvoeren. Maak vooraf duidelijk wat u wilt.

knip icoon, gebruik de volgende tekstDe leverancier geeft de resultaten weer van:

  • Interne audits van het werkproces en de producten.
  • Een toegankelijkheidsaudit door een onafhankelijke toegankelijkheidsexpert.
  • Gebruikerstesten door representatieve gebruikers waaronder gebruikers met een beperking. Beschrijf ook de testomgeving, de procedures en de karakteristieken van de gebruikersgroep.

In sommige gevallen kan het goed zijn om specifieke onderzoeksvragen mee te geven of eisen te stellen aan de testmethode, karakteristieken van de testgroep, het format, de rapportage etc. etc. Verwijs niet alleen naar specifieke online analyse of test tools die alleen automatisch toetsen (zoals Bobby, Webrichtlijnen toetstool etc).

Evaluatie van de producten/diensten

De producten die door de leverancier(s) worden opgeleverd moeten worden geëvalueerd. Daarvoor worden de afgesproken richtlijnen gebruikt. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de controle op het nakomen van het pakket van eisen. Dat geldt ook voor andere dan toegankelijkheidseisen. Indien er voldoende expertise in uw team is, kunt u zelf een audit uitvoeren. Het is in veel gevallen ook mogelijk of zelfs aan te raden om een onafhankelijke partij in te schakelen. Geef - indien mogelijk - al in een vroeg stadium aan dat u een externe partij wilt inschakelen voor een evaluatie:

knip icoon, gebruik de volgende tekstDe opgeleverde producten zullen voordat acceptatie plaatsvindt door een onafhankelijke externe partij worden geëvalueerd. Deze evaluatie gaat uit van de in de aanbesteding gespecificeerde richtlijnen en het vastgestelde conformiteitsniveau. Het wordt georganiseerd en betaald door [opdrachtgever/leverancier]

Overweeg om bij de evaluatie ook testen door gebruikers mee te nemen:

knip icoon, gebruik de volgende tekstDe opgeleverde producten zullen voordat acceptatie plaatsvindt door een team van representatieve gebruikers die een goede afspiegeling vormen van de eindgebruikers. Daarin zijn ook mensen met een functiebeperking opgenomen [visuele beperking/ auditieve beperking/ motorische beperking/ cognitieve beperking]. Het wordt georganiseerd en betaald door [opdrachtgever/leverancier]

Training

Als de aanbesteding gaat over producten die na oplevering wijzigen, zoals websites of database systemen, is het belangrijk dat het product ook na oplevering toegankelijk blijft. Hiervoor kan het nodig zijn om specifieke mensen/afdelingen op te leiden en ze te wijzen op de toegankelijkheidsopties en maatregelen. Training kan ook belangrijk zijn om de technische kennis van de mensen op peil te brengen zodat zij het systeem efficiënt kunnen gaan beheren.

knip icoon, gebruik de volgende tekstDe leverancier levert de noodzakelijke training(en) waardoor medewerkers van [opdrachtgever] in staat zijn de toegankelijkheid van het product en de content (informatie en ontwikkeling) te onderhouden. Als dergelijke training nodig is, dan zal de leverancier voorstellen daarvoor opnemen in de offerte.

Voorbeelden van trainingen: Webrichtlijnen, Redactie, Aanbesteding, Video op websites, Managen van Toegankelijkheid etc.

Gerelateerd

Tags:
Categorie:
Kennisbank
  • Delen op Facebook
  • Delen op Twitter
  • Delen op LinkedIn